Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων

Η ανώνυμη εταιρεία με την επωνυμία «HELLENiQ ENERGY ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΩΝ» (εφ’ εξής η «εταιρεία») που εδρεύει στο Μαρούσι Αττικής, οδός Χειμάρρας 8Α, με ΑΦΜ 094049864, Δ.Ο.Υ. ΦΑΕ ΑΘΗΝΩΝ, ως υπεύθυνη επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων των αιτούντων την ένταξή τους στο Πρόγραμμα Υποτροφιών για Μεταπτυχιακές Σπουδές σε Ελλάδα και Εξωτερικό, καθορίζει τους σκοπούς και τον τρόπο επεξεργασίας αυτών σύμφωνα με τον Κανονισμό 679/2016 ΕΕ για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) (εφ’ εξής «ΓΚΠΔ») και την εν γένει εφαρμοστέα νομοθεσία. 

 

1. Πηγές συλλογής & Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων

Η εταιρεία συλλέγει τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων του υποκειμένου προσωπικών δεδομένων από το ίδιο το υποκείμενο, μετά την ανάγνωση του παρόντος εκ μέρους των αιτούντων και την επιβεβαίωση της ανάγνωσης στο πλαίσιο ειδικής φόρμας: 

α. Δεδομένα Ταυτοποίησης	Όνομα, επώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, φύλο, εθνικότητα, ημερομηνία γέννησης, αριθμό αστυνομικής ταυτότητας/ διαβατηρίου, ΑΦΜ, οικογενειακή κατάσταση, επάγγελμα
β. Δεδομένα Επικοινωνίας	Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου/ αλληλογραφίας, αριθμοί τηλεφώνου
γ. Δεδομένα εκπαίδευσης	Τίτλοι σπουδών
δ. Δεδομένα εργασιακής εμπειρίας	Αναφορά σε προηγούμενη εργασιακή εμπειρία
ε. Εικόνα
στ. Δεδομένα Στρατιωτικής Κατάστασης	Πιστοποιητικό στρατολογικής κατάστασης
ζ.  Δεδομένα Κοινωνικά	Ποινικό μητρώο, κάρτα ανεργίας
η. Δεδομένα Υγείας	Πιστοποιητικό αναπηρίας, πιστοποιητικό ασθενειών

 

2. Σκοποί επεξεργασίας

Οι σκοποί για τους οποίους γίνεται η επεξεργασία των ανωτέρω προσωπικών δεδομένων είναι οι εξής: 

Α. η ενημέρωση της εταιρείας για την πρόθεση του αιτούντος (υποκειμένου των δεδομένων) για τη συμμετοχή στο Πρόγραμμα Υποτροφιών για Μεταπτυχιακές Σπουδές σε Ελλάδα και Εξωτερικό.

Β. η αξιολόγηση των δεδομένων του για την κατάρτιση της σύμβασης υποτροφίας, με σκοπό την καλύτερη εξυπηρέτησή του,

Γ. σε περίπτωση κατάρτισης της σύμβασης υποτροφίας, η παρακολούθηση της ομαλής εξέλιξης και εκπλήρωσης των εκατέρωθεν υποχρεώσεων των μερών,

Δ. η τήρηση των στοιχείων επικοινωνίας του αιτούντος στη βάση δεδομένων της εταιρείας με σκοπό καταρχάς την παρακολούθηση της προόδου του υποτρόφου κατά τη διάρκεια λήψης της υποτροφίας από την εταιρεία, κατά δεύτερον τη σύσταση συνδέσμου υποτρόφων, και τέλος, επαφή και ενημέρωση όλων των αιτούντων υποτροφίας, είτε την έλαβαν είτε όχι, για τις δραστηριότητες του Ομίλου. Ο προβλεπόμενος χρόνος για διακράτησης δεδομένων για όσους δεν έλαβαν υποτροφία είναι 2 έτη, ενώ για όσου έλαβαν υποτροφία είναι 15 έτη.

Ε. η θεμελίωση και άσκηση νομίμων δικαιωμάτων της εταιρείας για την προάσπιση των εννόμων συμφερόντων της, καθώς και αυτών των εταιρειών του Ομίλου της, η διαχείριση των επιχειρηματικών λειτουργιών της εταιρείας και των υποδομών του IT, σύμφωνα με τις εσωτερικές της πολιτικές και διαδικασίες

Η παροχή προσωπικών δεδομένων του υποκειμένου είναι απαραίτητη προκειμένου να υποβάλει αίτηση για τη συμμετοχή του στο Πρόγραμμα Υποτροφιών για Μεταπτυχιακές Σπουδές σε Ελλάδα και εξωτερικό.

 

3. Νομική βάση επεξεργασίας

Σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, οι νομικές βάσεις επί των οποίων πραγματοποιείται η επεξεργασία των δεδομένων είναι, κατά περίπτωση, οι εξής:

- άρθρο 6 παρ.1 α ΓΚΠΔ, δηλαδή η συναίνεση του υποκειμένου στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, αν και εφ’ όσον το υποκείμενο την παράσχει παρέχοντας ειδικά τη συναίνεσή του για τη διατήρηση των στοιχείων του στη βάση δεδομένων της εταιρείας.

- άρθρο 6 παρ. 1 β του ΓΚΠΔ, αφού η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη σύναψη της σύμβασης αρχικώς και εν συνεχεία την εκτέλεση της σύμβασης, της οποίας ο φοιτητής ως υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος,

- άρθρο 6 παρ. 1 γ του ΓΚΠΔ, αφού η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας,

- άρθρο 6 παρ. 1 στ του ΓΚΠΔ, δηλαδή η εξυπηρέτηση των σκοπών των εννόμων συμφερόντων της εταιρείας για την αποτελεσματική λειτουργία της, όπως τα έννομα αυτά συμφέροντα περιγράφονται στους σκοπούς παραπάνω στην παράγραφο 2  Ε. 

 

4. Διαβίβαση και Κατηγορίες αποδεκτών

H εταιρεία μπορεί να διαβιβάσει τα δεδομένα σε άλλα νομικά πρόσωπα του Ομίλου (π.χ. την Εταιρεία ΕΚΟ – ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΚΑΥΣΙΜΑ ΚΑΙ ΟΡΥΚΤΕΛΑΙΑ), εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, για τους ίδιους σκοπούς που αναφέρονται στην παραπάνω παράγραφο με αριθμό 2. Επιπλέον, μπορεί να διαβιβάσουν τα δεδομένα σε εξωτερικούς συνεργάτες της εταιρείας. Η επεξεργασία των προσωπικών από τους παραπάνω συνεργαζόμενους με την εταιρεία φορείς γίνεται υπό τον έλεγχο της εταιρείας και υπόκειται στην ίδια πολιτική προστασίας της ιδιωτικότητας ή σε πολιτική του ίδιου τουλάχιστον επιπέδου προστασίας.

 

Μπορεί επίσης να διαβιβάσει δεδομένα σε Δικαστικές, Εισαγγελικές, Διοικητικές ή Αστυνομικές Αρχές στο πλαίσιο της δικαστικής προάσπισης των εννόμων συμφερόντων τους ή εφόσον αυτό απαιτείται από το νόμο. 

 

5. Δικαιώματα υποκειμένου

5.1 Δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού επεξεργασίας

Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να υποβάλλει αίτημα στην εταιρεία, (ως υπεύθυνη επεξεργασίας) για: 

- πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που το αφορούν, 

- διόρθωση ανακριβών ή ανεπίκαιρων δεδομένων που το αφορούν ή για συμπλήρωση τυχόν ελλιπών δεδομένων,

- να ζητήσει τη διαγραφή δεδομένων που το αφορούν εφόσον η επεξεργασία τους δεν είναι απαραίτητη σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους  συλλέχθηκαν,

- να ζητήσει τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν,

- φορητότητα των δεδομένων του (π.χ. και απευθείας σε άλλο εργοδότη).

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα αυτά, συμπεριλαμβανομένων των περιστάσεων υπό τις οποίες ασκούνται και τον τρόπο άσκησης τους περιλαμβάνονται ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ που βρίσκεται αναρτημένη στον ιστότοπο της εταιρείας (https://www.helpe.gr/el/media-center/personaldataprotection/gdpr/)

 

5.2 Δικαίωμα εναντίωσης

 Επιπλέον, το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να αντιτάσσεται, ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή του, στην επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, η οποία βασίζεται στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο ε ή στ του ΓΚΠΔ, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, βάσει των εν λόγω διατάξεων. Σε τέτοια περίπτωση η εταιρεία ως υπεύθυνη επεξεργασίας δεν υποβάλλει πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε επεξεργασία, εκτός εάν καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του υποκειμένου ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.

 

5.3 Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης

Ο αιτών έχει δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του οποτεδήποτε, χωρίς να θιγεί η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν από την ανάκλησή της. Σε κάθε περίπτωση το υποκείμενο ενημερώνεται ότι η ανάκληση της συγκατάθεσης ως προς την επεξεργασία δεδομένων που είναι απολύτως αναγκαία για την εκτέλεση της σύμβασης, μπορεί να σημαίνει ότι δεν μπορεί να εκτελεστεί η σύμβαση σε κάποια από τις πτυχές της ή εξ ολοκλήρου. 

 

5.4 Η άσκηση των προαναφερομένων δικαιωμάτων προϋποθέτει την υποβολή από το υποκείμενο, χωρίς κόστος, έγγραφης αίτησης προς τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της εταιρείας, τα στοιχεία του οποίου παρατίθενται ακριβώς παρακάτω. Η εταιρεία επιφυλάσσεται να απαντήσει το αργότερο εντός μηνός από τη λήψη του αιτήματος, μπορεί όμως να παραταθεί με αιτιολογημένη απόκρισή της ο χρόνος αυτός κατά δύο το πολύ μήνες.

 

6. Επικοινωνία υποκειμένου με την εταιρεία

Για οποιοδήποτε θέμα αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων ή εάν επιθυμεί να ασκήσει τα δικαιώματά του ή να λάβει αντίγραφο της τελευταίας έκδοσης της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του Ομίλου ΕΛΠΕ, το υποκείμενο των δεδομένων δύναται να επικοινωνεί με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer – DPO) της εταιρείας, κ. Αλκιβιάδη Πούλια, χρησιμοποιώντας τα παρακάτω στοιχεία επικοινωνίας:  

- μέσω e-mail: στην ηλεκτρονική διεύθυνση DPO@helpe.gr

- τηλεφωνικά στο τηλέφωνο επικοινωνίας 210 6302252

- μέσω ταχυδρομείου: στη διεύθυνση της εταιρείας, υπόψιν Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων.

Σε κάθε περίπτωση, το υποκείμενο των δεδομένων διατηρεί το δικαίωμα καταγγελίας στην ελληνική εποπτική αρχή «ΑΡΧΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ» (http://www.dpa.gr).

 

7. Χρόνος διατήρησης προσωπικών δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται στους servers της εταιρείας, που βρίσκονται σε data center στον ΑΣΠΡΟΠΥΡΓΟ ΑΤΤΙΚΗΣ. Λαμβάνονται μέτρα προστασίας τους, δηλαδή access rights, κρυπτογράφηση και ανωνυμοποίηση των παλαιότερων δεδομένων. 

Η εταιρεία διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα για χρονικό διάστημα μέχρι δεκαπέντε (15) έτη από τη λήξη της σύμβασης με οποιονδήποτε τρόπο και μέχρι δύο (2) έτος από την υποβολή της αίτησης από το φοιτητή σε περίπτωση μη σύναψης της σύμβασης. Εάν εκκρεμεί δικαστική διένεξη, πέραν των ως άνω χρόνων επεξεργασίας, και μέχρι την περαίωσή της με αμετάκλητη δικαστική απόφαση.