Informacije za kandidate o obradi ličnih podataka Program stipendiranja za postdiplomske studije u Crnoj Gori i inostranstvu

 

Akcionarsko društvo pod nazivom "HELLENiQ ENERGY HOLDINGS S.A." (u daljem tekstu: "Kompanija"), sa sjedištem u Marusiju, Atika, ulica Chimarras broj 8A, PIB 094049864, Poreska uprava ATTICA KEFODE (Centri za obradu i pružanje poreskih usluga), kao rukovalac podacima kandidata za učešće u Programu stipendiranja za postdiplomske studije u Grčkoj i inostranstvu, određuje svrhe i način obrade njihovih podataka u skladu sa Uredbom (EU) 679/2016 o zaštiti fizičkih lica u vezi sa obradom ličnih podataka i slobodnim kretanjem takvih podataka, kojom se stavlja van snage Direktiva 95/46/EC (Opšta uredba o zaštiti podataka – GDPR), kao i važećim zakonodavstvom.

 

1. Izvori prikupljanja ličnih podataka i kategorije podataka

Kompanija prikuplja sljedeće kategorije ličnih podataka od samih kandidata, nakon što su isti prethodno pročitali ovaj dokument i potvrdili da su to učinili putem posebnog obrasca:

a. Identifikacioni podaci

Ime, prezime, očevo ime, ime majke, pol, državljanstvo, datum rođenja, broj lične karte/pasoša, PIB, bračno stanje, profesija, F1/J1 viza

b. Kontakt podaci

Email / poštanska adresa, brojevi telefona

c. Podaci o obrazovanju

Diplome, uvjerenje o upisu ili konačno pismo prihvatanja na postdiplomske studije

d. Podaci o profesionalnom iskustvu

Prethodno radno iskustvo, pisma preporuke od univerzitetskih profesora, uvjerenje o prethodnom radnom iskustvu, biografija (CV)

e. Fotografija

Fotografija lica kandidata

f. Socijalni podaci

Potvrda o nezaposlenosti, poresko rješenje

g. Zdravstveni podaci

Uvjerenje o invaliditetu, ljekarsko uvjerenje o bolesti, ukoliko ih kandidat dostavi po sopstvenom nahođenju.

 

2. Svrha obrade

Lični podaci kandidata biće obrađeni u sljedeće svrhe:

A. Informisanje kompanije o namjeri kandidata (subjekta podataka) da učestvuje u Programu stipendija za postdiplomske studije u Crnoj Gori  i inostranstvu.

B. Procjena podobnosti kandidata za stipendiju i mogućnost sklapanja ugovora o stipendiranju.

C. Izrada ugovora o stipendiranju u slučaju odabira kandidata, kao i praćenje napretka stipendiste i ispunjenja međusobnih obaveza.

D. Komunikacija i informisanje svih kandidata, bez obzira na to da li su izabrani za stipendiju ili ne, o aktivnostima Grupe, pod uslovom da su dali saglasnost za takvu vrstu obavještenja.

E. Zaštita legitimnih interesa kompanije, uključujući upravljanje poslovnim operacijama i IT infrastrukturom, u skladu sa internim politikama i procedurama.

Dostavljanje ličnih podataka je neophodan uslov za podnošenje prijave za Program stipendija za postdiplomske studije u Crnoj Gori  i inostranstvu

 

3. Pravni osnov obrade

U skladu sa zakonima o zaštiti ličnih podataka, pravni osnovi za obradu su:

  • Član 6(1)(a) GDPR-a, odnosno saglasnost kandidata za obradu podataka, ukoliko daju izričitu saglasnost za čuvanje podataka u bazi Kompanije (npr. fotografija).
  • Član 6(1)(b) GDPR-a, jer je obrada neophodna za procjenu podobnosti kandidata i zaključivanje ugovora čija je strana kandidat (npr. identifikacioni podaci, kontakt podaci, podaci o obrazovanju, radnom iskustvu, socijalni podaci).

 

4. Prenos podataka i kategorije primalaca

Kompanija može prenijeti podatke drugim pravnim licima Grupe (npr. EKO – HELLENIC FUELS AND LUBRICANTS) unutar Evropske unije u iste svrhe kao što je navedeno u tački 2. Takođe, podaci se mogu prenijeti eksternim saradnicima Kompanije. Obrada od strane navedenih subjekata vrši se pod nadzorom Kompanije uz primjenu istih ili ekvivalentnih politika zaštite privatnosti.

Podaci se mogu dostaviti i sudskim, tužilačkim, administrativnim ili policijskim organima radi zaštite legitimnih interesa ili ako to zakon zahtijeva.

 

5. Bezbijednost podataka

Kompanija, kao kontrolor podataka, posvećena je sprovođenju neophodnih tehničkih i organizacionih mjera. Konkretno, datoteka koja sadrži podatke o profilu i prijavama kandidata zaštićena je i elektronski i fizički. Lični podaci se čuvaju na serverima kompanije, koji se nalaze u data centru u ASPROPYRGOS ATTIKIS-u. Poduzimaju se mjere za njihovu zaštitu, odnosno prava pristupa, šifriranje i anonimizacija istorijskih podataka. Server je zaštićen lozinkom i firewall-om. Kompanija ima sigurnosne politike koje imaju za cilj da obezbijede sigurnost i integritet svih informacija, uključujući lične podatke.

 

6. Prava kandidata

6.1 Prava na pristup, ispravku, brisanje, ograničenje obrade

Subjekat podataka ima pravo podnijeti zahtjev kompaniji (kao kontroloru podataka) za:

  • pristup ličnim podacima koji se odnose na njih.
  • ispravku netačnih ili zastarjelih podataka koji se odnose na njih ili dopunu nepotpunih podataka.
  • brisanje podataka koji se odnose na njih, pod uslovom da njihova obrada nije neophodna u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni.
  • ograničenje obrade ličnih podataka koji ih se tiču.
  • prenosivost podataka (npr. i direktno drugom poslodavcu).

Više informacija o ovim pravima, uključujući okolnosti pod kojima se ostvaruju i kako se ostvaruju, uključeno je u IZJAVU O PRIVATNOSTI objavljenoj na web stranici kompanije, na https://www.helleniqenergy.gr/dilosi-prostasias-prosopikon-dedomenon

 

6.2 Pravo na prigovor

Nadalje, subjekat podataka ima pravo u bilo kojem trenutku, na temelju razloga koji se odnose na njegovu konkretnu situaciju, prigovoriti na obradu ličnih podataka koji se na njega odnose, a koja se temelji na članu 6(1) tačka (e) ili (f) GDPR-a, uključujući profiliranje zasnovano na tim odredbama. U takvom slučaju, kompanija, kao kontrolor, više neće obrađivati ​​lične podatke, osim ako ne pokaže uvjerljive legitimne razloge za obradu koji imaju prednost nad interesima, pravima i slobodama subjekta ili za uspostavljanje, ostvarivanje ili odbranu pravnih zahtjeva.

 

6.3 Pravo na povlačenje saglasnosti

Podnosilac prijave ima pravo da povuče svoj pristanak u bilo koje vrijeme, ne dovodeći u pitanje zakonitost obrade na osnovu pristanka prije njegovog povlačenja. U svakom slučaju, subjekt se ovim obavještava da povlačenje pristanka na obradu podataka koja je striktno neophodna za izvršenje ugovora može značiti da se ugovor ne može izvršiti u jednom od njegovih aspekata ili u cijelosti.

 

6.4 Da bi ostvario gore navedena prava, subjekt podataka mora besplatno podnijeti pismenu prijavu službeniku za zaštitu podataka kompanije, čiji su detalji dostupni u nastavku. Kompanija zadržava pravo da odgovori najkasnije u roku od mjesec dana od prijema zahtjeva; međutim; ovaj rok se može produžiti, obrazloženim odgovorom, za najviše dva mjeseca.

 

7. Predmetna komunikacija sa kompanijom

Za bilo koje pitanje u vezi s obradom njihovih ličnih podataka ili ako žele ostvariti svoja prava ili dobiti kopiju najnovije verzije Politike privatnosti Grupe, subjekt podataka može kontaktirati službenika za zaštitu podataka kompanije (DPO), gospodina Alkiviadisa Pouliasa, koristeći sljedeće kontakt informacije:

  • putem e-maila: na dpo@helleniq.gr
  • poštom: na adresu kompanije, pažnja službenika za zaštitu podataka.

U svakom slučaju, subjekt podataka zadržava pravo da podnese žalbu grčkom nadzornom tijelu „HELLENIC DATA PROTECTION AUTHORITY” (http://www.dpa.gr). 

 

 8. Period čuvanja podataka

Kompanija zadržava lične podatke u periodu do pet (5) godina od isteka ugovora na bilo koji način, odnosno do dvije (2) godine od podnošenja prijave studenta ako ugovor nije zaključen. Ako postoji parnica u toku, nakon gore navedenih godina obrade, pa do njenog okonč