Обработка на лични данни

Информация за кандидатите относно обработката на лични данни Стипендиантска програма за следдипломно обучение в Гърция и в чужбина

Анонимното дружество с корпоративно наименование „HELLENiQ ENERGY HOLDINGS S.A. ' (наричано по-нататък „Дружеството“) със седалище в Маруси, Атика, на улица „Химарас“ 8А, TIN 094049864, Данъчна служба ATTICA KEFODE (центрове за данъчна обработка и услуги), в качеството си на администратор на данни на кандидатите за включване в Програмата за стипендии за следдипломно обучение в Гърция и в чужбина, определя целите и начина на тяхното обработване в съответствие с Регламент (ЕС) № 679/2016 относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните) (наричан по-нататък „ОРЗД“) и общоприложимото законодателство.

1. Източници на събиране на лични данни и категории

Дружеството събира следните категории лични данни на субекта на лични данни от самите субекти, след като кандидатите са прочели този документ и са потвърдили, че са го направили в контекста на специален формуляр:

Идентификационни данни	Име, фамилия, име на бащата, име на майката, пол, гражданство, дата на раждане, номер на лична карта/паспорт, ЕГН, семейно положение, професия, виза F1/J1
Данни за контакт	Електронен/пощенски адрес, телефонни номера
Данни за образованието	Степени, удостоверение за записване или окончателно писмо за приемане в следдипломна програма
Данни за професионалния опит	Справка за предишен професионален опит, препоръчителни писма от университетски преподаватели, удостоверение за предишен опит, автобиография
Изображение	Снимка на лицето на кандидата
Данни за военния статус	Удостоверение за военен статус
Социални данни	Карта за безработица, известие за данъчна оценка
Здравни данни	Удостоверение за инвалидност, удостоверение за болест, ако са предоставени по преценка на субекта.

2. Цели на обработката

Целите, за които се обработват горепосочените лични данни, са следните:

Информиране на дружеството за намерението на кандидата (субекта на данните) да участва в Програмата за стипендии за следдипломно обучение в Гърция и в чужбина.
Оценяване на допустимостта на кандидата по отношение на предоставянето на договор за стипендия.
Изготвяне на договора, ако кандидатът е избран, и наблюдение на безпроблемното развитие и изпълнение на съответните задължения на страните.
Свързване и информиране на всички кандидати за стипендия, независимо дали са получили стипендията или не, за дейностите на Групата, при условие че са дали съгласието си за това .
Защита на законните си интереси, управление на бизнес операциите и ИТ инфраструктурата на дружеството, в съответствие с вътрешните му политики и процедури.

Предоставянето на личните данни на субекта на данните е необходимо, за да кандидатства за участие в Програмата за стипендии за следдипломно обучение в Гърция и в чужбина.

3. Правно основание за обработка

Съгласно приложимите закони за защита на личните данни правните основания, на които се обработват данните, когато е приложимо, са следните:

Член 6, параграф 1(а) от ОРЗД, т.е. съгласието на субекта за обработване на личните му данни, при условие че субектът предостави изричното си съгласие за запазване на данните му в базата данни на дружеството (напр. изображение).
Член 6, параграф (1b) от ОРЗД, тъй като обработването е необходимо за оценяване на пригодността на кандидатите за заемане на длъжността и впоследствие за сключването и изпълнението на договора, по който студентът като субект на данните е страна (напр. идентификационни данни, данни за комуникация, данни за образование, данни за професионален опит, социални данни, данни за стаж).

4. Предаване на данни и категории получатели

Дружеството може да предава данните на други юридически лица от Групата (напр. дружеството EKO - HELLENIC FUELS AND LUBRICANTS) в рамките на Европейския съюз за същите цели, както е посочено в параграф 2 по-горе. Освен това то може да предава данните на външни партньори на дружеството. Обработката на лични данни от гореспоменатите организации, които си сътрудничат с дружеството, се извършва под контрола на дружеството и се подчинява на същата политика за защита на личните данни или на политика с поне същото ниво на защита.

Дружеството може също така да предава данни на съдебни, прокурорски, административни или полицейски органи в контекста на съдебната защита на техните законни интереси или ако това се изисква по закон.

5. Сигурност на данните

Дружеството, в качеството си на администратор на данни, се ангажира да прилага необходимите технически и организационни мерки. По-специално, досието, съдържащо профилните данни и заявленията на кандидатите, е защитено както електронно, така и физически. Личните данни се съхраняват на сървърите на дружеството, разположени в център за данни в АСПРОПИРГОС АТИКИС. Предприети са мерки за тяхната защита, а именно права на достъп, криптиране и анонимизиране на историческите данни. Сървърът е защитен с парола и защитна стена. Дружеството има политики за сигурност, които имат за цел да гарантират сигурността и целостта на цялата информация, включително личната информация.

6. Права на субекта

6.1 Право на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработката

Субектът на данните има право да подаде искане до дружеството (като администратор на данни) за:

достъп до лични данни, свързани с него.
коригиране на неточни или неактуални данни, свързани с него, или допълване на непълни данни.
изтриване на свързаните с него данни, при условие че обработката им не е необходима във връзка с целите, за които са били събрани.
ограничаване на обработката на лични данни, които ги засягат.
преносимост на данните (напр. и директно към друг работодател).

Повече информация за тези права, включително за обстоятелствата, при които се упражняват, и за начина на упражняването им, е включена в ДЕКЛАРАЦИЯТА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ, публикувана на уебсайта на дружеството, на адрес https://www.helleniqenergy.gr/dilosi-prostasias-prosopikon-dedomenon

6.2 Право на възражение

Освен това субектът на данните има право да възрази по всяко време, на основания, свързани с неговата конкретна ситуация, срещу обработването на лични данни, които се отнасят до него и които се основават на член 6, параграф 1, букви д) или е) от ОРЗД, включително срещу профилирането, основано на тези разпоредби. В такъв случай дружеството, в качеството си на администратор, няма да обработва повече личните данни, освен ако не докаже убедителни легитимни основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

6.3 Право на оттегляне на съгласието

Заявителят има право да оттегли съгласието си по всяко време, без да се засяга законосъобразността на обработката, основана на съгласието преди неговото оттегляне. Във всеки случай субектът се уведомява, че оттеглянето на съгласието за обработване на данни, което е строго необходимо за изпълнението на договора, може да означава, че договорът не може да бъде изпълнен в някой от аспектите му или в неговата цялост.

6.4 За да упражни горепосочените права, субектът на данните трябва да подаде безплатно писмено заявление до длъжностното лице по защита на данните на дружеството, чиито данни са на разположение по-долу. Дружеството си запазва правото да отговори най-късно в рамките на един месец от получаването на искането; този срок обаче може да бъде удължен с максимум два месеца чрез мотивиран отговор.

7. Комуникация на субекта с компанията

По всякакви въпроси, свързани с обработката на личните му данни, или ако желае да упражни правата си или да получи копие от последната версия на Политиката за поверителност на Групата, субектът на данни може да се свърже с Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на дружеството, г-н Алкивиадис Пулиас, като използва следната информация за контакт:

по електронна поща: на адрес dpo@helleniq.gr
по пощата: на адреса на дружеството, на вниманието на Длъжностното лице по защита на данните.

Във всеки случай субектът на данните запазва правото си да подаде жалба до гръцкия надзорен орган „HELLENIC DATA PROTECTION AUTHORITY“ (http://www.dpa.gr).

8. Срок на съхранение на данните

Дружеството съхранява личните данни за срок до пет (5) години от изтичането на срока на договора по какъвто и да е начин и до две (2) години от подаването на заявлението на студента, ако договорът не е сключен. В случай че има висящ съдебен спор, извън горепосочените години на обработване, и до приключването му с окончателно решение на съда.